Nach der Gründung

Herzliche Gratulation: Ihr Unternehmen ist gegründet!

Nun können Sie loslegen und den Markt von sich und Ihren Dienstleistungen oder Produkten überzeugen.

Daneben müssen aber auch administrative Aspekte, wie zum Beispiel die Buchhaltung, geregelt und geführt werden. Sie finden auf dieser Seite Anregungen, Hinweise und Fragen zu Themen, die es zu beachten gilt.

Planung, Personal & Zeitmanagement

Es empfiehlt sich, für die Planung und Steuerung Ihres Unternehmens einen Businessplan zu erstellen.

Planen Sie ausserdem genügend Zeit ein für administrative Aufgaben wie Buchhaltung, Mehrwertsteuer und Lohnabrechnung. Überlegen Sie sich auch, welche Aufgaben Sie selber wahrnehmen und welche Sie einer externen Stelle übertragen wollen (z.B. Buchhaltung und Steuererklärung). Denn oft ist es besser, sich auf die eigenen Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Es ist auch wichtig, eine Balance zwischen Arbeits- und Privatleben zu finden und sich Zeit für die Pflege der sozialen Kontakte zu nehmen. 

Kapital- & Liquiditätsplanung

Behalten Sie Ihre Liquidität von Anfang an und laufend im Auge. Denn es können immer wieder Durststrecken auf Sie zukommen. Berechnen Sie auch mit ein, dass Kundenzahlungen zeitverschoben, d.h. bis zu sechs Monate nach der Rechnungsstellung eingehen können.

Ein Engpass kann durch die folgenden Massnahmen abgewendet werden: Factoring bzw. Debitoren-Abtretungen oder Inkassobeschleunigung. Bei grösseren Rechnungsbeträgen empfiehlt es sich, eine ratenweise Zahlung zu vereinbaren, z.B. 1/3 zu Projektbeginn, 1/3 in der Projektmitte und 1/3 bei Projektabschluss.

Wird ein Liquiditätsengpass rechtzeitig erkannt, kann gegebenenfalls an verschiedenen Stellen angesetzt werden, beispielsweise mit einer Verringerung oder Verschiebung der Ausgaben oder mit Preiserhöhungen. 

Kunden gewinnen & pflegen

Kunden zu gewinnen ist eine Herausforderung. Sie zu behalten ebenfalls. Überlegen Sie sich bei der Erarbeitung des Businessplans, weshalb sich jemand gerade für Ihr Produkt bzw. Ihre Dienstleistung entscheiden soll und was Ihr Angebot besonders oder einzigartig macht.

Machen Sie sich dabei auch Gedanken über Ihre Zielgruppe und deren Eigenschaften und Verhaltensweisen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Kunden sowieso auf Ihr Produkt bzw. Ihre Dienstleistung stossen, sondern machen Sie potenzielle Kunden auf möglichst vielfältige Weise auf sich aufmerksam. Eine einfache Möglichkeit sind Einträge auf Plattformen und Portalen oder auf branchenspezifischen Datenbanken. Nehmen Sie zudem an Anlässen teil und bauen Sie sich ein Netzwerk auf. Seien Sie schliesslich im Internet mit einem eigenen Auftritt präsent. Dieser kann auch ganz einfach gehalten sein.

Einige zentrale Fragen

Bei der Entscheidung, ob die Buchhaltung selbst geführt oder die Dienste eines externen Spezialisten in Anspruch genommen werden sollen, stellen sich verschiedene Fragen. Es sind dies unter anderem:

  • Verfügt die buchführende Person über eine breite und vernetzte Kenntnis der Materie und kann sie sich mit permanenter Weiterbildung auf dem Laufenden halten?
  • Können die räumlichen, systemtechnischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllt werden?
  • Hat die buchführende Person - vor allem während der Aufbauphase - noch genügend Zeit, Energie und Lust, sich selbst mit den Buchhaltungsaufgaben zu befassen?
  • Wäre eine Konzentration auf das Kerngeschäft nicht erfolgsversprechender?

Wenn keine dieser Fragen vorbehaltlos bejaht werden kann, empfiehlt es sich, einen Treuhänder mit der Buchführung zu beauftragen.

Es sind auch arbeitsteilige und damit kostensparende Formen von Aufträgen denkbar, bei welchen z.B. der Auftraggeber die Kontierung ausführt und der Treuhänder die übrigen Aufgaben wahrnimmt. Verschiedene Treuhandfirmen bieten dazu onlinebasierte Buchhaltungsprogramme an.

Die Wahl des Treuhänders ist eine wichtige Entscheidung, da in der Regel eine langjährige Geschäftsbeziehung entsteht. Ein möglicher Orientierungspunkt ist die Mitgliedschaft eines Treuhänders in einem Berufsverband, da eine solche an definierte und hochstehende Anforderungen geknüpft ist.

Ein externer Verwaltungsrat (VR) kann Ihre Management-Kompetenz erweitern.

Haben Sie sich bei der Rechtsform Ihres Unternehmens für eine juristische Person entschieden, kann es sinnvoll sein, einen mehrköpfigen VR zu haben. Denn dieser kann neben den unübertragbaren Pflichten, die er gemäss Artikel 716a OR zu erfüllen hat, weitere Aufgaben wahrnehmen und Mehrwert schaffen.

Wer für sein Unternehmen Verwaltungsratsmitglieder oder einen Beirat sucht, kann die Online-Datenbank VRMandat.com konsultieren. Diese eröffnet über eine einfache Suche den Zugang zu kompetenten Persönlichkeiten, die bereits selber erfolgreich ein Unternehmen aufgebaut haben und ihr Wissen weitergeben möchten. Bei der Suche nach geeigneten Verwaltungsräten können auch Anwälte, Berater, Treuhänder und teilweise auch Verbände behilflich sein.

Auf die Vermittlung von weiblichen Verwaltungsräten hat sich Get Diversity spezialisiert.

  • Legen Sie Ihre Prioritäten fest und gehen Sie etappenweise vor?
  • Planen Sie Ihre Tätigkeiten (z.B. auf Wochenbasis)?
  • Rechnen Sie genügend Zeit für die einzelnen Aktivitäten ein (einschliesslich Reisezeiten)?
  • Holen Sie wenn möglich Hintergrundinformationen zu Ihren Geschäftspartnern ein (z.B. bisherige Entwicklung, Einstellung / Position des Gesprächspartners)?
  • Halten Sie Abmachungen und Vereinbarungen ein?
  • Halten Sie Ordnung in Ihren Akten?
  • Kennen Sie die gesetzlichen Vorschriften und kommen Sie diesen nach?
  • Stellen Sie den Informationsfluss sicher?
  • Befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden, damit diese auch während Ihrer Abwesenheit in der Lage sind, den Betrieb aufrechtzuerhalten?

Haben Sie eine Website, informieren Sie regelmässig über Ihre Aktivitäten und sind Sie auf den sozialen Medien präsent? Es lohnt sich, diesen und weiteren Fragen bereits im Vorfeld nachzugehen und mit einem geeigneten Partner umzusetzen.

Entscheidend ist, dass Sie Ihre wichtigsten Zielgruppen festlegen und diese über die verschiedenen Kommunikationskanäle ansprechen.

Als Arbeitgeber müssen nebst den personalrechtnlichen Vorschriften auch Auflagen hinsichtlich Arbeitsbedingungen und Arbeitssicherheit eingehalten werden. Unter anderem die EKAS-Richtlinie 6508. Ziel dieser Richtlinie ist es, die Anzahl und die Schwere der Berufsunfälle und Berufskrankheiten in allen Betrieben der Schweiz deutlich und nachhaltig zu reduzieren, dies indem Spezialisten beigezogen werden. Grundsätzlich gilt die EKAS-Richtlinie für alle Betriebe. Ausnahmen bilden einzig Betriebe mit weniger als fünf Arbeitnehmenden und einem Nettoprämiensatz bis fünf Promille.

Darüber hinaus sind auch Massnahmen erwägenswert, die der Gesundheitsförderung dienen:   

Wir können Ihnen leider keine Adressen zur Verfügung stellen. Gerne machen wir Sie aber auf verschiedene Informationskanäle aufmerksam, über die Sie an Adressmaterial gelangen können.

Unternehmensdaten (ohne Angaben zu den Kontaktpersonen) können Sie kostenlos über das SHAB - Schweizerisches Handelsamtsblatt, den Zentralen Firmenindex oder über das kantonale Handelsregister ausfindig machen. Bitte beachten Sie allerdings, dass die Unternehmensdaten von Einzelunternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, auch nicht auf diesem Weg verfügbar sind.

Weitere Informationsquellen sind:

Gutes Adressmaterial ist das Kapital eines jeden Unternehmens und es lohnt sich, dieses zu pflegen. Adressen können aber auch eingekauft werden. Mögliche Lieferanten sind:

Auf der Seite der Schweizer Post finden Sie nützliche Direkt-Marketing Arbeitshilfen und Checklisten.

Die grossen und bekannten Anbieter sind:

Möglicherweise kann Ihnen auch ein Verband bereits erhobene Daten zur Verfügung stellen. Weitere Quellen unter publizistik.ch

Empfiehlt es sich, in Online-Plattformen registriert zu sein?

Grundsätzlich ja, wobei Sie sich nicht allzu viel davon versprechen sollten. Hier eine Auswahl von möglichen Plattformen:

Ja unbedingt.

Beliefern Sie die Presse regelmässig mit attraktiven und gut aufbereiteten Informationen. Denken Sie daran, dass aktuelle Themen bzw. Aufhänger bessere Chancen haben, im redaktionellen Teil berücksichtigt zu werden. Grundsätzlich sollte die Schaltung eines Inserates keinen Einfluss auf die Platzierung eines Fachbeitrages haben. Oft ist es aber dennoch förderlich, gerade in Fachzeitschriften. In diesem Fall gilt es zu überlegen, ob der Fachbeitrag in der gleichen Ausgabe wie das Inserat erscheinen soll (es ist eher davon abzuraten, weil die Glaubwürdigkeit des Fachbeitrages beeinträchtigt werden könnte).

Praxis-Wissen finden Sie u.a. in der WissensBox von Score Marketing.

Für den Versand von Pressemitteilungen geht man am besten über professionelle Anbieter, z.B.

Ein möglicher Anbieter für die Medienbeobachtung bzw. Erfolgskontrolle der Medienarbeit ist ARGUS der Presse AG.

Ja, jedoch in einem ausgewogenen Mass. Treten Sie beispielsweise einem Berufs- oder Branchenverband bei und nutzen Sie die sich bietenden Gelegenheiten zum Gedankenaustausch mit Berufskolleginnen und -kollegen, Fachleuten und anderen Unternehmern. Etliche Verbände, Organisationen und Unternehmen führen mehrmals jährlich informative Veranstaltungen durch, unter anderem: 

Veranstaltungen im Raum Zürich finden Sie auch auf der Website Business Agenda. Informationen zu Frauennetzwerken finden Sie ebenfalls auf gruenden.ch.

Ergänzend zu den persönlichen Begegnungen gewinnen die virtuellen Netzwerke (social media) immer mehr an Bedeutung.

Unternehmerinnen-Netzwerke

Unternehmerinnen empfehlen wir, sich sowohl in gemsichten als auch punktuell in Frauen-Netzwerken einzubringen bzw. zu engagieren. Hier eine nicht abschliessende Auswahl von Netzwerken, die sich an Frauen richten:

Eine gute Möglichkeit für eine inspirierende Auszeit bietet der Jour Fixe vom Verband Frauenunternehmen, der Unternehmerinnen verschiedenster Organisationen offensteht.

Ebenfalls zu beachten

Für das Führen der Buchhaltung gibt es Software-Programme, die es ermöglichen, die gesamte Buchhaltung selber zu führen und Journale, Kontoauszüge, Bilanzen sowie die MWST-Abrechnung auf einfache Weise selber zu erstellen. Für die anspruchsvollen Abschlussarbeiten kann es dienlich sein, einen Treuhänder beizuziehen.

Zwingende Buchhaltungen
Gemäss den gesetzlichen Vorschriften ist eine Finanzbuchhaltung zu führen. Das Führen von Hilfsbuchhaltungen kann sinnvoll sein, hängt aber letztlich von der Betriebsgrösse, der Anzahl Belege und den Bedürfnissen des Betriebes ab. Unter Hilfsbuchhaltungen wird die Führung von vielen gleichartigen Tatbeständen in einem separaten Buchungskreis verstanden. Beispiele sind: Debitoren-, Kreditoren-, Lohn-, Anlagen- sowie Wertschriften- und Liegenschafts-Buchhaltung.

Debitoren- / Kreditoren- oder Offenposten-Buchhaltung
Gleich zu Beginn ist zu entscheiden, ob eine Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung oder eine Offenposten-Buchhaltung geführt wird.

In der Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung wird für jeden einzelnen Kunden oder Lieferanten ein Konto geführt. Darin werden alle Bewegungen (Rechnungen, Zahlungen) verbucht. Das Gesamttotal wird dann ins Hauptbuch der Finanz-Buchhaltung übertragen.

Bei der Offenposten-Buchhaltung werden Rechnungen nicht verbucht. Geschäftsfälle werden erst bei der Zahlung erfasst. Die Zahlungskontrolle erfolgt ausserhalb der Buchhaltung aufgrund von Belegen, die als "unbezahlte Rechnungen" abgelegt sind. Beim Abschluss wird der Bestand aufgrund der tatsächlich offenen Rechnungen angepasst. Bei kleineren Datenmengen kann die Führung einer Offenposten-Buchhaltung sinnvoll sein. Sind jedoch viele Rechnungen und Zahlungen zu verbuchen, empfiehlt es sich, eine Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung zu führen.


TREUHAND | SUISSE
EXPERTsuisse

Obwohl der Gesetzgeber keine genauen Aussagen über den Beleg macht, lassen sich aus OR Art. 957 ff die folgenden allgemeinen Anforderungen an die Behandlung von Belegen herauslesen:

Der Beleg muss

  • im Zusammenhang mit dem einer Buchung zugrundeliegenden Geschäftsfall oder Sachverhalt stehen
  • dokumentiert sein (Geschäftsinhalt)
  • autorisiert, d.h. durch die berechtigte Person visiert sein
  • jederzeit zugriffsbereit sein

Das heisst also, dass der Belegfluss bzw. der Laufweg einer Rechnung, die finanziellen Kompetenzen, die Visumspflicht und -befähigung sowie die Ablagevorschriften durch interne Vorschriften festzulegen sind.

Auch Geschäftskorrespondenz kann einen Buchungsbeleg darstellen, sobald sie zum Nachweis der Begründung, Änderung oder Aufhebung buchungsrelevanter Rechte oder Pflichten notwendig ist.

Nach OR Art. 958f sind die Geschäftsbücher (Kontoblätter, Journale, Hilfsbücher), die Buchungsbelege (Rechnungen, Verträge, E-Mails) sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht (wo zutreffend) aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht  beträgt zehn Jahre und beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres.

Die Aufbewahrung kann schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise erfolgen. Elektronische Aufzeichnungen müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen (Immobilien) sind zwanzig Jahre aufzubewahren. Wir empfehlen, Unterlagen im Zusammenhang mit Liegenschaften nicht zu vernichten.

Am Ende des Geschäftsjahres ist gemäss OR Art. 958 zwingend ein Inventar, eine Betriebsrechnung (Erfolgsrechnung) und eine Bilanz in Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung zu erstellen.

Um den Aktualitätsgehalt und den Aussagewert der Abschlüsse zu erhöhen, empfehlen wir Ihnen, jeweils Quartalsabschlüsse und den Soll-Ist-Vergleich mit dem Budget zu erstellen

Jahresabschluss
Sobald die Verkehrszahlen des Geschäftsjahres vorliegen, gilt es, den Jahresabschluss aufzustellen. Besondere Aufmerksamkeit ist dabei folgenden Sachverhalten zu widmen:

  • Aufnahme und Bewertung Inventar (Vorräte, nicht fakturierte Dienstleistungen)
  • Abschreibungen und Rückstellungen
  • Steuerbelastung und entsprechende Steuerrückstellungen
  • zeitliche und sachliche Abgrenzungen
  • Abstimmungen und Kontrollen (zum Beispiel Sozialversicherungen, Mehrwertsteuer, Leasingverpflichtungen)
  • Ausschüttungspraxis (Ausschüttung und Verteilung von Gewinnen)
  • Veröffentlichung der Jahresrechnung (Image, Darstellung, Inhalt) 

Die Verpflichtung zur Buchführung und Rechnungslegung ist im Obligationenrecht geregelt.

Gemäss OR Art. 957 unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500'000 im letzten Geschäftsjahr erzielt haben, und alle juristischen Personen der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung.

Lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen müssen

  • Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr
  • Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister einzutragen
  • Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind

Da die Steuerbehörden allerdings meist mehr Informationen als die von Gesetz vorgesehenen Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben verlangen, kann es in gewissen Fällen von Vorteil sein, von Anfang an eine ordentliche doppelte Buchhaltung zu führen.

Die Buchhaltung muss ordnungsgemäss geführt werden. Dazu sind die Geschäftsfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch zu erfassen, für jeden Eintrag einen Belegnachweis zu erbringen und die Aufzeichnungen so vorzunehmen, dass ein Sachverständiger sie überprüfen kann. Als Buchungsbelege gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrundeliegenden Geschäftsfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können.

Wer zur Rechnungslegung verpflichtet ist, hat die wirtschaftliche Lage des Unternehmens in einem Geschäftsbericht dazustellen, der die Jahresrechnung enthält. Diese setzt sich aus der Bilanz, der Erfolgsrechnung und dem Anhang zusammen. Der Geschäftsbericht ist innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres zu erstellen und dem zuständigen Organ oder den zuständigen Personen vorzulegen.

Die Buchführung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung. Sie erfolgt in einer der Landessprachen oder in Englisch und kann schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt werden.

Ein Geschäftsjahr dauert in der Regel zwölf Monate. Im Gründungsjahr kann dieses auch weniger oder mehr als zwölf Monate umfassen.

Der Abschlusstermin eines Geschäftsjahrs kann frei gewählt werden. Aus praktischen Gründen wird jedoch der 31.12. oder jeweils das Ende eines Quartals empfohlen.

Offene Stellen schreiben Sie am besten auf Ihrer Website aus, platzieren ein Inserat auf geeigneten Webplattformen und melden sie dem Regionalen Arbeitsvermittlungszentrum RAV. Dieses unterstützt kostenlos bei der Suche nach Arbeitskräften.

Die europäische Arbeitsvermittlung EURES fördert die Bewegungsfreiheit von Arbeitskräften innerhalb des EU-Raumes. Über EURES können Arbeitnehmende eine Stelle suchen und sich über die jeweilige Arbeitsmarktsituation informieren. EURES CV-Search bietet Arbeitgebern Informationen über Arbeitssuchende. Dies jedoch nur, wenn ihr Unternehmen in der Schweiz oder in den Ländern des europäischen Wirtschaftsraumes ansässig ist und eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat. Bei der Suche nach ausländischem Personal ist Ihnen die EURES Beratung des Kantons Zürich gerne behilflich: Tel +41 44 259 65 65, euresvd.zhch

Aus verschiedenen Gründen kann nach einiger Zeit das Bedürfnis bestehen, die Rechtsform des Unternehmens zu ändern. Dazu gibt es die nachfolgend aufgeführten Möglichkeiten:

Bei der Umwandlung mittels Rechtskleidwechsels aufgrund des Gesetzes über Fusion, Spaltung, Umwandlung und Vermögensübertragung (Fusionsgesetz) wechselt nur die Rechtsform, während das Rechtssubjekt bestehen bleibt. Im Handelsregister wird eine entsprechende Änderung eingetragen.

Das Fusionsgesetz regelt, welche Umwandlungen möglich sind, und umschreibt das Verfahren, nach welchem die Änderung der Rechtsform zu erfolgen hat.

Die zulässigen Fusionen finden Sie im Bundesgesetz über Fusion, Spaltung, Umwandlung und Vermögensübertragung > 2. Kapitel, Artikel 4.

Alle Aktiven und Passiven des Unternehmens gehen auf ein neu gegründetes über, wobei das ursprüngliche Unternehmen untergeht. Dabei sind insbesondere die rechtsformspezifischen Gründungsformalitäten (z.B. Offenlegung der Sacheinlagen) zu beachten. Es erfolgen zwei Eintragungen im Handelsregister: Die Neueintragung des einen und die Löschung des anderen Unternehmens.

  • Der Inhaber eines Einzelunternehmens überträgt die Aktiven und Passiven des Geschäfts mittels Sacheinlage an eine neu zu gründende Aktiengesellschaft oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Das Einzelunternehmen wird gelöscht.
  • Die Gesellschafter einer Kollektiv- oder Kommanditgesellschaft übertragen die Aktiven und Passiven der Kollektiv- oder Kommanditgesellschaft mittels Sacheinlage an eine neu zu gründende Aktiengesellschaft oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Die Kollektiv- oder Kommanditgesellschaft wird aufgelöst und im Handelsregister gelöscht.

Ergänzende Informationen zum Thema Auflösung sind den folgenden Websites zu entnehmen: