GmbH: Gründungsschritte und Formulare

Gründungsschritte

Vorausgesetzt, Sie sind gut vorbereitet, können Sie die für die Gründung erforderlichen offiziellen Handlungen (Schritte 3 bis 5 der folgenden Aufzählung) innerhalb von wenigen Tagen ausführen. Für detailliertere Informationen empfehlen wir Ihnen, die Checkliste Firmengründung zu konsultieren.

Schritt 1: Vorabklärungen für die Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Unterlagen

Diese Vorabklärungen schliessen auch die Klärung der Verfügbarkeit des geplanten Firmennamens mit ein. Sie können sich selber darum kümmern oder beraten lassen, z.B. durch 

Vereinbaren Sie frühzeitig einen Gründungstermin beim Notariat. Welche Personen anwesend sein müssen, können Sie unter Schritt 3 nachlesen.

Schritt 2: Vorbereitung der Handelsregister-Anmeldung und Gründungspapiere

Entweder bereiten Sie die erforderlichen Unterlagen selber vor oder Sie lassen sie von einem Treuhänder, Anwalt oder einer Bank erstellen. Dies kostet zwischen CHF 2'000 und 5'000. 

Falls Sie die Unterlagen selber vorbereiten, ist es ratsam, diese durch das Handelsregisteramt vorprüfen zu lassen. Regulär kostet das CHF 200 bis 300 und dauert in der Regel sieben Arbeitstage. Ist die Gründung besonders dringend oder komplex, und sind beim Handelsregisteramt entsprechende Kapazitäten vorhanden, kann um eine Task-Force-Vorprüfung ersucht werden. Diese kostet CHF 350 pro Stunde und wird auf den im Voraus vereinbarten Termin vorgenommen. 

Falls das Stammkapital bar einbezahlt werden soll, so ist der erforderliche Betrag auf einem Sperrkonto bei einer Bank zu hinterlegen und die entsprechende Bescheinigung einzuholen. 

Soll das Kapital der GmbH durch die Einlage von Sachwerten (z.B. einem Fahrzeug oder einem Geschäft mit Aktiven und Passiven) liberiert werden, so ist zwischen dem Veräusserer (Sacheinleger) und der in Gründung befindlichen GmbH ein schriftlicher Übertragungsvertrag (Sacheinlagevertrag) abzuschliessen. Für die Eintragung der neuen Gesellschaft sind verschiedene gesetzlich vorgeschriebene Formvorschriften zur Transparenz zu beachten, und es müssen zusätzliche Handelsregisterbelege erstellt und eingereicht werden. Diesbezüglich ist es empfehlenswert, sich von einem Anwalt oder Treuhänder beraten zu lassen. 

Bestimmen Sie eine zugelassene, unabhängige Revisionsstelle und holen Sie die entsprechende Wahlannahmeerklärung ein. Unterliegt eine Gesellschaft der eingeschränkten Revisionspflicht, so kann sie mit der Zustimmung sämtlicher Gesellschafter auf die Revision verzichten, wenn die Gesellschaft nicht mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt hat. 

Schritt 3: Notarielle Beurkundung der Gründung

Nehmen Sie mit dem Notar frühzeitig Kontakt auf und beliefern Sie ihn vorgängig mit den erforderlichen Informationen und Unterlagen, damit er die Gründungsurkunde vorbereiten kann. 

Beim Gründungstermin müssen alle Gründungsmitglieder bzw. deren Vertreter anwesend sein und sich mit amtlichen Dokumenten (Pass) ausweisen können. Stellvertreter haben sich ebenfalls auszuweisen und eine entsprechende amtlich beglaubigte Vollmacht vorzuweisen. Der Notar beurkundet den Gründungsakt und beglaubigt alle Unterschriften. 

Sie können die notarielle Beurkundung beim nächstgelegenen Notariat vornehmen. 

Schritt 4: Anmeldung beim Handelsregisteramt

Nun können Sie die Gründungsurkunde mitsamt unterzeichneter Anmeldung und Belegen zur Anmeldung beim Handelsregisteramt vorbeibringen oder an dieses senden. Vorausgesetzt, die Unterlagen sind vollständig und gesetzeskonform, ist Ihr Unternehmen in der Regel innerhalb von sieben Arbeitstagen im Handelsregister eingetragen (die Kosten liegen in der Regel zwischen CHF 800 und 1'000). Sofern erwünscht, kann bereits vor der Veröffentlichung der Eintragung im Schweizerischen Handelsamtsblatt eine Eintragungsbestätigung ausgestellt werden. Diese kostet zusätzlich CHF 80.

Schritt 5: Anmeldung bei der SVA Zürich

Nach der Eintragung im Handelsregister sendet Ihnen die SVA Zürich das Anmeldeformular für juristische Personen zu. Damit melden Sie Ihr Unternehmen für die Sozialversicherungsbeiträge an. Mit der SVA Zürich rechnen Sie auch Familienzulagen und Beiträge an die Arbeitslosenversicherung ab. Sie können das Anmeldeformular für juristische Personen auch herunterladen und am Computer ausfüllen.

Schritt 6: Berufliche Vorsorge

Schliessen Sie Ihr Unternehmen einer Vorsorgeeinrichtung BVG an. Davon befreit ist Ihr Unternehmen nur, wenn weder Sie noch andere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter obligatorisch in der beruflichen Vorsorge zu versichern sind.

Schritt 7: Unfallversicherung

Als Gründer/in einer GmbH sind Sie Angestellte/r Ihrer Firma. Somit müssen Sie sich und alle Ihre Mitarbeitenden einer obligatorischen Unfallversicherung anschliessen.

Schritt 8: Anmeldung Mehrwertsteuer

Anmeldung beim Handelsregisteramt

In der Handelsregister-Anmeldung ist die einzutragende Gesellschaft unter Angabe von Firma, Sitz (politische Gemeinde), Rechtsdomizil (Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ortschaft) eindeutig zu identifizieren. Für die Einzelheiten kann auf die beigefügten und in der Anmeldung aufzuführenden Belege verwiesen werden. Die Anmeldung muss von zwei Geschäftsführern (mit oder ohne Zeichnungsberechtigung) oder von einem Geschäftsführer mit Einzelzeichnungsberechtigung unterzeichnet sein (Art. 17 Abs. 1 lit. c HRegV). Zusätzlich sind die Unterschriften aller übrigen Personen mit Zeichnungsberechtigung (Direktoren, Prokuristen usw.) beim Handelsregisteramt zu hinterlegen (Art. 21 Abs. 1 HRegV). Sämtliche Unterschriften sind amtlich beglaubigen zu lassen (Art. 18 Abs. 2 und 21 HRegV). Auf Wunsch wird die Anmeldung vom Handelsregisteramt ausgefertigt.

Erforderliche Unterlagen für die Eintragung beim Handelsregisteramt

Für die Eintragung der Gründung einer GmbH müssen dem Handelsregisteramt die folgenden Belege eingereicht werden, wobei für Angaben, die bereits in der öffentlichen Urkunde über den Errichtungsakt festgehalten sind, kein zusätzlicher Beleg erforderlich ist:

  • öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt  Vorlage zum Ausfüllen 
  • Statuten  Muster und Vorlage zum Ausfüllen  
  • falls die Funktion der Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer auf einer Wahl beruht, Nachweis, dass die betroffenen Personen die Wahl angenommen haben  Vorlage zum Ausfüllen 
  • gegebenenfalls ein Nachweis, dass die gesetzlich vorgeschriebene Revisionsstelle ihre Wahl angenommen hat  Vorlage zum Ausfüllen
  • falls die Gesellschaft keine ordentliche oder eingeschränkte Revision durchführt: die KMU-Erklärung der Gesellschafter betreffend Verzicht auf die Revision (Art. 62 Abs. 2 HRegV)  Merkblatt und Formulare
  • gegebenenfalls, soweit die Statuten dies vorsehen, Beschluss der Geschäftsführung über die Regelung des Vorsitzes der Geschäftsführung  Vorlage zum Ausfülllen 
  • gegebenenfalls, soweit die Statuten dies vorsehen, Beschluss der Geschäftsführung über die Ernennung weiterer zur Vertretung berechtigter Personen  Vorlage zum Ausfüllen 
  • bei Bareinlagen: Bescheinigung, aus der ersichtlich ist, bei welchem Bankinstitut die Einlagen hinterlegt sind, sofern das Bankinstitut in der öffentlichen Urkunde nicht genannt wird  Muster
  • gegebenenfalls die Erklärung der Domizilhalterin oder des Domizilhalters, dass sie oder er der Gesellschaft ein Rechtsdomizil am Ort von deren Sitz gewährt  Muster und Vorlage zum Ausfüllen 
  • Erklärung der Gründerinnen und Gründer, dass keine anderen Sacheinlagen, Sachübernahmen, Verrechnungstatbestände oder besonderen Vorteile bestehen als die in den Belegen genannten (Stampaerklärung)  Formular
  • Lex-Friedrich-Erklärung, falls die Gesellschaft gemäss Statuten den Erwerb von Grundstücken bezweckt, die keine Betriebsstätte nach Artikel 2 Abs. 2 lit. a BewG sind  Formular
  • falls eine Rechtseinheit, die nicht im schweizerischen Handelsregister eingetragen ist, als Gesellschafterin eingetragen werden soll: aktueller beglaubigter (und überbeglaubigter) Auszug aus dem ausländischen Handelsregister oder eine gleichwertige Urkunde über das Bestehen der Rechtseinheit

Gemäss Art. 24a HRegV muss das Handelsregisteramt die Identität der im Handelsregister einzutragenden natürlichen Personen auf der Grundlage eines gültigen Passes oder einer gültigen Identitätskarte oder einer Kopie eines gültigen Passes oder einer gültigen Identitätskarte prüfen. Daher muss bei Personeneintragungen immer eingereicht werden:

  • Ausweiskopie, wenn möglich als separates loses Dokument ohne äussere Verbindung zu einem anderen (öffentlichen) Handelsregisterbeleg.

Bestehen Sacheinlagen, Sachübernahmen, beabsichtigte Sachübernahmen, Verrechnungstatbestände oder besondere Vorteile, so müssen zusätzlich folgende Belege eingereicht werden  (Muster und Vorlagen):

  • Sacheinlageverträge und / oder Sachübernahmeverträge mit den erforderlichen Beilagen
  • von allen Gründerinnen und Gründern unterzeichneter Gründungsbericht
  • vorbehaltlose Prüfungsbestätigung eines staatlich beaufsichtigten Revisionsunternehmens, einer zugelassenen Revisionsexpertin, eines zugelassenen Revisionsexperten, einer zugelassenen Revisorin oder eines zugelassenen Revisors

Informationen auf der Website des Handelsregisteramts:

Anmeldung bei der SVA Zürich