Vorausgesetzt, Sie sind gut vorbereitet, können Sie die für die Gründung erforderlichen offiziellen Handlungen (Schritte 3 bis 5 der folgenden Aufzählung) innerhalb von wenigen Tagen ausführen. Für detailliertere Informationen empfehlen wir Ihnen, die Checkliste Firmengründung zu konsultieren.
Diese Vorabklärungen schliessen auch die Klärung der Verfügbarkeit des geplanten Firmennamens mit ein. Sie können sich selber darum kümmern oder beraten lassen, z.B. durch
Vereinbaren Sie frühzeitig einen Gründungstermin beim Notariat. Welche Personen anwesend sein müssen, können Sie unter Schritt 3 nachlesen.
Entweder bereiten Sie die erforderlichen Unterlagen selber vor oder Sie lassen sie von einem Treuhandbüro, einer Anwaltskanzlei oder einer Bank erstellen. Dies kostet zwischen CHF 2'000 und 5'000.
Falls Sie die Unterlagen selber vorbereiten, ist es ratsam, diese durch das Handelsregisteramt vorprüfen zu lassen. Dies kostet in der Regel CHF 200 bis 400 und dauert im Normalfall sieben Arbeitstage. Ist die Gründung besonders dringend oder komplex, und sind beim Handelsregisteramt entsprechende Kapazitäten vorhanden, kann um eine Task-Force-Vorprüfung ersucht werden. Diese kostet CHF 350 pro Stunde und wird auf den im Voraus vereinbarten Termin vorgenommen.
Falls das Stammkapital bar einbezahlt werden soll, so ist der erforderliche Betrag auf einem Sperrkonto bei einer Bank zu hinterlegen und die entsprechende Bescheinigung einzuholen.
Soll das Kapital der GmbH durch die Einlage von Sachwerten (z.B. einem Fahrzeug oder einem Geschäft mit Aktiven und Passiven) liberiert werden, so ist zwischen dem Veräusserer (Sacheinleger) und der in Gründung befindlichen GmbH ein schriftlicher Übertragungsvertrag (Sacheinlagevertrag) abzuschliessen. Für die Eintragung der neuen Gesellschaft sind verschiedene gesetzlich vorgeschriebene Formvorschriften zur Transparenz zu beachten, und es müssen zusätzliche Handelsregisterbelege erstellt und eingereicht werden. Diesbezüglich ist es empfehlenswert, sich von einer Anwaltskanzlei oder einem Treuhandbüro beraten zu lassen.
Bestimmen Sie eine zugelassene, unabhängige Revisionsstelle und holen Sie die entsprechende Wahlannahmeerklärung ein. Unterliegt eine Gesellschaft der eingeschränkten Revisionspflicht, so kann sie mit der Zustimmung sämtlicher Gesellschafter auf die Revision verzichten, wenn die Gesellschaft nicht mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt hat.
Nehmen Sie mit dem Notariat frühzeitig Kontakt auf und beliefern Sie ihn vorgängig mit den erforderlichen Informationen und Unterlagen, damit er die Gründungsurkunde vorbereiten kann.
Beim Gründungstermin müssen alle Gründungsmitglieder bzw. deren Vertreter anwesend sein und sich mit amtlichen Dokumenten (Pass) ausweisen können. Stellvertreter haben sich ebenfalls auszuweisen und eine entsprechende amtlich beglaubigte Vollmacht vorzuweisen. Das Notariat beurkundet den Gründungsakt und beglaubigt alle Unterschriften.
Sie können die notarielle Beurkundung beim nächstgelegenen Notariat vornehmen.
Nun können Sie die Gründungsurkunde mitsamt unterzeichneter Anmeldung und Belegen zur Anmeldung beim Handelsregisteramt vorbeibringen oder an dieses senden. Vorausgesetzt, die Unterlagen sind vollständig und gesetzeskonform, ist Ihr Unternehmen in der Regel innerhalb von sieben Arbeitstagen im Handelsregister eingetragen (die Kosten liegen in der Regel zwischen CHF 500 und 700). Sofern erwünscht, kann bereits vor der Veröffentlichung der Eintragung im Schweizerischen Handelsamtsblatt eine Eintragungsbestätigung ausgestellt werden. Diese kostet zusätzlich CHF 80.
Nach der Eintragung im Handelsregister sendet Ihnen die SVA Zürich das Anmeldeformular für juristische Personen zu. Damit melden Sie Ihr Unternehmen für die Sozialversicherungsbeiträge an. Mit der SVA Zürich rechnen Sie auch Familienzulagen und Beiträge an die Arbeitslosenversicherung ab. Sie können das Anmeldeformular für juristische Personen auch herunterladen und am Computer ausfüllen.
Schliessen Sie Ihr Unternehmen einer Vorsorgeeinrichtung BVG an. Davon befreit ist Ihr Unternehmen nur, wenn weder Sie noch andere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter obligatorisch in der beruflichen Vorsorge zu versichern sind.
Als Gründer/in einer GmbH sind Sie Angestellte/r Ihrer Firma. Somit müssen Sie sich und alle Ihre Mitarbeitenden einer obligatorischen Unfallversicherung anschliessen.
In der Handelsregister-Anmeldung ist die einzutragende Gesellschaft unter Angabe von Firma, Sitz (politische Gemeinde), Rechtsdomizil (Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ortschaft) eindeutig zu identifizieren. Für die Einzelheiten kann auf die beigefügten und in der Anmeldung aufzuführenden Belege verwiesen werden. Die Anmeldung ist von einer oder mehreren für die GmbH zeichnungsberechtigten Person/en gemäss ihrer Zeichnungsberechtigung oder von einer durch die Geschäftsführung bevollmächtigten Drittperson (unter Beilage der Kopie der Vollmacht) zu unterzeichnen (Art. 17 Abs. 1 lit. a und b HRegV). Zusätzlich sind die Unterschriften aller übrigen Personen mit Zeichnungsberechtigung (Direktoren, Prokuristen usw.) beim Handelsregisteramt zu hinterlegen (Art. 21 Abs. 1 HRegV). Sämtliche Unterschriften sind amtlich beglaubigen zu lassen (Art. 18 Abs. 2 und 21 HRegV). Auf Wunsch wird die Anmeldung vom Handelsregisteramt ausgefertigt.
Gemäss Art. 24a HRegV muss das Handelsregisteramt die Identität der im Handelsregister einzutragenden natürlichen Personen auf der Grundlage eines gültigen Passes, einer gültigen Identitätskarte oder eines gültigen schweizerischen Ausländerausweises oder auf der Grundlage einer Kopie eines gültigen Passes, einer gültigen Identitätskarte oder eines gültigen schweizerischen Ausländerausweises prüfen. Daher muss bei Personeneintragungen immer eingereicht werden:
Bestehen Sacheinlagen, Verrechnungstatbestände oder besondere Vorteile, so müssen zusätzlich folgende Belege eingereicht werden (Muster und Vorlagen):