Obwohl der Gesetzgeber keine genauen Aussagen über den Beleg macht, lassen sich aus OR Art. 957 ff. die folgenden allgemeinen Anforderungen an die Behandlung von Belegen herauslesen:

Der Beleg muss

• im Zusammenhang mit dem Geschäft stehen
• dokumentiert sein (Geschäftsinhalt)
• autorisiert, d.h. durch die berechtigte Person visiert sein
• jederzeit zugriffsbereit sein

Das heisst also, dass der Belegfluss bzw. der Laufweg einer Rechnung, die finanziellen Kompetenzen, die Visumspflicht und -befähigung sowie die Ablagevorschriften durch interne Vorschriften festzulegen sind.

Am Ende des Geschäftsjahres ist gemäss OR Art. 957 / 958 / 960 zwingend ein Inventar, eine Betriebsrechnung (Erfolgsrechnung) und eine Bilanz in Landeswährung zu erstellen. In Ergänzung dazu sind weitere von der Geschäftsform abhängige Vorschriften zu beachten.

Um den Aktualitätsgehalt und den Aussagewert der Abschlüsse zu erhöhen, empfehlen wir Ihnen, jeweils Quartalsabschlüsse und den Soll-Ist-Vergleich mit dem Budget zu erstellen.

Sobald die Verkehrszahlen des Geschäftsjahres vorliegen, gilt es, den Jahresabschluss aufzustellen. Besondere Aufmerksamkeit ist dabei folgenden Sachverhalten zu widmen:

• Aufnahme und Bewertung Inventar (Warenlager, angefangene Arbeiten)
• Abschreibungen und Rückstellungen
• Steuerbelastung und entsprechende Steuerrückstellungen
• zeitliche Abgrenzungen
• Abstimmungen und Kontrollen (zum Beispiel Sozialversicherungen, Mehrwertsteuer, Leasingverpflichtungen)
• Ausschüttungspraxis (Ausschüttung und Verteilung von Gewinnen)
• Veröffentlichung der Jahresrechnung (Image, Darstellung, Inhalt)

Nach OR Art. 962 müssen Bilanz- und Erfolgsrechnung im Original während zehn Jahren aufbewahrt werden. Die übrigen Geschäftsbücher wie Inventar, Buchungsbelege, Journale, Kontenblätter, Korrespondenzen sind ebenfalls zehn Jahre zu archivieren, wobei hier die Möglichkeit der Aufbewahrung auf Bild- und Datenträgern besteht. Die Lesbarkeit der Datenträger muss aber jederzeit garantiert werden können.