Vorausgesetzt Sie sind gut vorbereitet, können Sie die für die Gründung erforderlichen offiziellen Handlungen (Schritte 3 bis 5 der folgenden Aufzählung) innert weniger Tage ausführen. Für detailliertere Informationen empfehlen wir Ihnen, die Checkliste Firmengründung zu konsultieren.

Schritt 1: Vorabklärungen für die Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Unterlagen 

Diese Vorabklärungen schliessen auch die Klärung der Verfügbarkeit des geplanten Firmennamens mit ein. Sie können sich selber darum kümmern oder beraten lassen, z.B. durch 

• ein Mitglied des TREUHAND | SUISSE oder der Treuhand-Kammer 
• ein Mitglied des Schweiz. Anwaltsverbandes oder des Zürcher Anwaltsverbandes
• eine Bank 

Vereinbaren Sie frühzeitig einen Gründungstermin beim Notariat  Welche Personen anwesend sein müssen, können Sie unter Schritt 3 nachlesen. 

Schritt 2: Vorbereitung der HRA-Anmeldung und Gründungspapiere 

Entweder bereiten Sie die erforderlichen Unterlagen selber vor oder lassen sie von einem Treuhänder, Anwalt oder einer Bank erstellen. Dies kostet zwischen CHF 2'000 und 5'000.

Falls Sie die Unterlagen selber bereitstellen, ist es ratsam, diese durch das Handelsregisteramt (HRA) vorprüfen zu lassen. Regulär kostet das CHF 200 bis 300 und dauert in der Regel sieben Arbeitstage. Sollte die Gründung besonders dringend oder komplex sein, und sind beim HRA entsprechende Kapazitäten vorhanden, kann um eine Task-Force-Vorprüfung ersucht werden. Diese kostet CHF 350 pro Stunde und wird auf den im Voraus vereinbarten Termin vorgenommen.

Falls das Aktienkapital bar einbezahlt werden soll, ist der erforderliche Betrag auf einem Sperrkonto bei einer Bank zu hinterlegen und die entsprechende Bescheinigung einzuholen. 

Soll das Kapital der Aktiengesellschaft durch die Einlage von Sachwerten (beispielsweise ein Fahrzeug oder ein Geschäft mit Aktiven und Passiven) liberiert werden, so ist zwischen dem Veräusserer (Sacheinleger) und der in Gründung befindlichen Aktiengesellschaft ein schriftlicher Übertragungsvertrag (Sacheinlagevertrag) abzuschliessen. Für die Eintragung der neuen Gesellschaft sind verschiedene gesetzlich vorgeschriebene Formvorschriften zur Transparenz zu beachten, und es müssen zusätzliche Handelsregisterbelege erstellt und eingereicht werden. Es wird empfohlen, sich diesbezüglich von einem Anwalt oder Treuhänder beraten zu lassen. 

Bestimmen Sie eine zugelassene, unabhängige Revisionsstelle und holen Sie die entsprechende Wahlannahmeerklärung ein. Unterliegt eine Gesellschaft der eingeschränkten Revisionspflicht, so kann sie mit der Zustimmung sämtlicher Aktionäre auf die Revision verzichten, wenn die Gesellschaft nicht mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt hat. 

Schritt 3: Notarielle Beurkundung der Gründung 

Nehmen Sie mit dem Notar frühzeitig Kontakt auf und beliefern Sie ihn vorgängig mit den erforderlichen Informationen und Unterlagen, damit er die Gründungsurkunde vorbereiten kann.

Beim Gründungstermin müssen alle Gründungsmitglieder bzw. deren Vertreter anwesend sein und sich mit amtlichen Dokumenten (Pass) ausweisen können. Stellvertreter haben sich ebenfalls auszuweisen und eine entsprechende amtlich beglaubigte Vollmacht vorzuweisen. Der Notar beurkundet den Gründungsakt und beglaubigt alle Unterschriften.

Sie können die notarielle Beurkundung beim nächstgelegenen Notariat vornehmen 

Schritt 4: Anmeldung beim HRA

Nun können Sie die Gründungsurkunde mitsamt unterzeichneter Anmeldung und Belege zur Anmeldung beim HRA vorbeibringen oder an dieses senden. Vorausgesetzt, die Unterlagen sind vollständig und gesetzeskonform, ist Ihr Unternehmen im Regelfall innert sieben Arbeitstagen im Handelsregister eingetragen (die Kosten liegen in der Regel zwischen CHF 800 und 1'000). Sofern erwünscht, kann bereits vor der Publikation der Eintragung im Schweizerischen Handelsamtsblatt eine Eintragungsbestätigung ausgestellt werden. Dies kostet zusätzlich CHF 80.

Schritt 5: Anmeldung bei der SVA Zürich

Im Anschluss an den Handelsregister-Eintrag lassen Sie sich bei der SVA Zürich als Arbeitgebender erfassen. Es entstehen Ihnen dabei keine Kosten. 

Schritt 6: Anmeldung Mehrwertsteuer 

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In der Handelsregister-Anmeldung ist die einzutragende Gesellschaft unter Angabe von Firma, Sitz (politische Gemeinde), Rechtsdomizil (Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ortschaft) eindeutig zu identifizieren. Für die Einzelheiten kann auf die beigefügten und in der Anmeldung aufzuführenden Belege verwiesen werden (siehe nachfolgend Erforderliche Unterlagen für die HR Eintragung der AG). Die Anmeldung muss von zwei Mitgliedern des Verwaltungsrates (mit oder ohne Zeichnungsberechtigung) oder von einem Mitglied des Verwaltungsrates mit Einzelzeichnungsberechtigung unterzeichnet sein (Art. 17 Abs. 1 lit. c HRegV). Zusätzlich sind die Unterschriften aller übrigen Personen mit Zeichnungsberechtigung (zeichnungsberechtigte Verwaltungsratsmitglieder, Direktoren, Prokuristen usw.) beim Handelsregisteramt zu hinterlegen (Art. 21 Abs. 1 HRegV). Sämtliche Unterschriften sind amtlich beglaubigen zu lassen (Art. 18 Abs. 2 und 21 HRegV). Auf Wunsch wird die Anmeldung vom HRA ausgefertigt.

Für die Eintragung der Gründung einer AG müssen dem HRA folgende Belege eingereicht werden, wobei für Angaben, die bereits in der öffentlichen Urkunde über den Errichtungsakt festgehalten sind, kein zusätzlicher Beleg erforderlich ist:

• öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt Vorlage zum Ausfüllen 
• Statuten Muster und Vorlagen zum Ausfüllen 
• Nachweis, dass die Mitglieder des Verwaltungsrates ihre Wahl angenommen haben Vorlage zum Ausfüllen 
• gegebenenfalls ein Nachweis, dass die gesetzlich vorgeschriebene Revisionsstelle ihre Wahl angenommen hat Vorlage zum Ausfüllen 
• falls die Gesellschaft keine ordentliche oder eingeschränkte Revision durchführt: KMU-Erklärung des Verwaltungsrates betreffend Verzicht auf die Revision (Art. 62 Abs. 2 HRegV) Vorlage zum Ausfüllen 
• Protokoll des Verwaltungsrates über seine Konstituierung, über die Regelung des Vorsitzes und über die Erteilung der Zeichnungsbefugnisse Muster und Vorlage zum Ausfüllen
• bei Bareinlagen: eine Bescheinigung, aus der ersichtlich ist, bei welchem Bankinstitut die Einlagen hinterlegt sind, sofern das Bankinstitut in der öffentlichen Urkunde nicht genannt wird Muster 
• gegebenenfalls die Erklärung der Domizilhalterin oder des Domizilhalters, dass sie oder er der Gesellschaft ein Rechtsdomizil am Ort von deren Sitz gewährt Muster und Vorlage zum Ausfüllen 
• Erklärung der Gründerinnen und Gründer, dass keine anderen Sacheinlagen, Sachübernahmen, Verrechnungstatbestände oder besonderen Vorteile bestehen, als die in den Belegen genannten (Stampaerklärung) Vorlage zum Ausfüllen 
• Lex-Friedrich-Erklärung, falls die Gesellschaft gemäss Statuten den Erwerb von Grundstücken bezweckt, die keine Betriebsstätte nach Artikel 2 Abs. 2 lit. a BewG sind Vorlage zum Ausfüllen

Bestehen Sacheinlagen, Sachübernahmen, beabsichtigte Sachübernahmen, Verrechnungstatbestände oder besondere Vorteile, so müssen zusätzlich folgende Belege eingereicht werden:

• Sacheinlageverträge und / oder Sachübernahmeverträge mit den erforderlichen Beilagen
• von allen Gründerinnen und Gründern unterzeichneter Gründungsbericht
• vorbehaltlose Prüfungsbestätigung eines staatlich beaufsichtigten Revisionsunternehmens, einer zugelassenen Revisionsexpertin, eines zugelassenen Revisionsexperten, einer zugelassenen Revisorin oder eines zugelassenen Revisors

Informationen auf der Website des HRA:

• Merkblatt Belege für die Neueintragung einer AG (Ziff. 8, 9 und 10) 
• Muster und Vorlagen zum Ausfüllen 

• Fragebogen für juristische Personen 
• Muster