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Verbuchung
Kontenplan
Der Kontenrahmen dient der Einordnung der Konten. Jahrzehntelang wurde der von Prof. Käfer entwickelte Kontenrahmen verwendet. Mittlerweile kommt bei Gewerbe-, Industrie- und Handelsbetrieben der Kontenrahmen KMU zur Anwendung. Dieser wurde von Walter Sterchi in Zusammenarbeit mit dem Schweiz. Gewerbeverband erarbeitet.
Verschiedene Branchen (u.a. Banken, Versicherungen, konzessionierte Transportanstalten, die öffentliche Hand) haben einen gesetzlich vorgeschriebenen Kontenrahmen. Einzelne Branchen (wie die Gastronomie) führen einen Kontenrahmen, der den spezifischen Anforderungen des eigenen Wirtschaftszweiges Rechnung trägt. Aufgrund der Angaben im Kontenrahmen wird der individuell auf die Bedürfnisse der Unternehmung abgestimmte Kontenplan eingerichtet.
Hilfsmittel & Software
Für das Führen der Buchhaltung stehen ausgereifte Software-Programme zur Verfügung. Diverse Anbieter bieten speziell auf die Bedürfnisse kleiner Betriebe ausgerichtete Produkte an. Diese ermöglichen es, die gesamte Buchhaltung selber zu führen und Journale, Kontoauszüge, Bilanzen sowie die MWST-Abrechnung auf einfachste Weise selber zu erstellen und die anspruchsvollen Abschlussarbeiten durch eine Treuhandstelle vornehmen zu lassen.
Es bleibt dem Anwender überlassen, ob er das Programm bloss zur Erfassung der Geschäftsfälle im Sinne eines Kassa-, Post- oder Bankbuches oder für die gesamte Buchhaltung einsetzen möchte. Eine wesentliche Effizienzsteigerung ergibt sich, wenn die Daten dem Treuhänder für die Erstellung der Buchhaltung und für den Abschluss via Diskette, Modem oder Internet übermittelt werden können. Die Daten bleiben für den Kunden nach wie vor abrufbereit und können ergänzt werden, währenddem der Treuhänder die notwendigen Überprüfungs- und Ergänzungsarbeiten ausführt. Informieren Sie sich am besten bei TREUHAND | SUISSE oder der Treuhand-Kammer, welche Softwareprogramme sich im Alltag besonders bewährt haben.
Zwingende Buchhaltungen
Gemäss den gesetzlichen Vorschriften ist eine Finanzbuchhaltung zu führen. Das Führen von Hilfsbuchhaltungen kann sinnvoll sein, hängt aber letztlich von der Betriebsgrösse, der Anzahl Belege und den Bedürfnissen des Betriebes ab. Unter Hilfsbuchhaltungen wird die Führung von vielen gleichartigen Tatbeständen in einem separaten Buchungskreis verstanden. Beispiele sind: Debitoren-, Kreditoren-, Lohn-, Anlagen- sowie Wertschriften- und Liegenschafts-Buchhaltung.
Debitoren / Kreditoren- oder Offenposten-Buchhaltung
Gleich zu Beginn müssen Sie sich entscheiden, ob Sie der Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung oder der Offenposten-Buchhaltung den Vorzug geben.
In der Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung wird für jeden einzelnen Kunden oder Lieferanten ein Konto geführt. Darin werden alle Bewegungen (Rechungen, Zahlungen) verbucht. Das Gesamttotal wird dann ins Hauptbuch der Finanz-Buchhaltung übertragen. Bei der Offenposten-Buchhaltung werden Rechnungen nicht verbucht. Geschäftsfälle werden erst bei der Zahlung erfasst. Die Zahlungskontrolle erfolgt ausserhalb der Buchhaltung, aufgrund von Belegen, die als "unbezahlte Rechnungen" abgelegt sind. Beim Abschluss wird der Bestand aufgrund der tatsächlich offenen Rechnungen angepasst. Bei kleineren Datenmengen kann die Führung einer Offenposten-Buchhaltung sinnvoll sein. Sind jedoch etliche Rechungen und Zahlungen zu verbuchen, empfiehlt es sich, eine Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung zu führen.