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Gesetzliche Pflichten
Beachten Sie die folgenden grundlegenden Buchführungsvorschriften:
Umgang mit Belegen
Obwohl der Gesetzgeber keine präzisen Aussagen über den Beleg macht, können aus OR Art. 957 ff. die folgenden allgemeinen Anforderungen an die Behandlung von Belegen herausgelesen werden:
- Der Beleg muss im Zusammenhang mit dem Geschäft stehen.
- Der Beleg muss dokumentiert sein (Geschäftsinhalt).
- Der Beleg muss autorisiert, d.h. durch die berechtigte Person visiert sein.
- Der Beleg muss jederzeit zugriffsbereit sein.
Daraus ergibt sich, dass der Belegfluss bzw. der Laufweg einer Rechnung, die finanziellen Kompetenzen, die Visumspflicht und -befähigung sowie die Ablagevorschriften durch interne Vorschriften festzulegen sind.
Erforderliche Abschlüsse
Am Ende des Geschäftsjahres ist gemäss OR Art. 957 / 958 / 960 zwingend ein Inventar, eine Betriebsrechnung (Erfolgsrechnung) und eine Bilanz in Landeswährung zu erstellen. Ergänzend dazu sind weitere Vorschriften, die von der Gesellschaftsform abhängen, zu beachten.
Um den Aktualitätsgehalt und den Aussagewert der Abschlüsse zu erhöhen, empfehlen wir Ihnen, jeweils Quartalsabschlüsse und den Soll-Ist Vergleich mit dem Budget zu erstellen.
Jahresabschluss
Sobald die Verkehrszahlen des Geschäftsjahres vorliegen, gilt es, den Jahresabschluss zu gestalten. Besondere Aufmerksamkeit ist den folgenden Sachverhalten zu widmen:
- Aufnahme und Bewertung Inventar (Warenlager, angefangene Arbeiten)
- Abschreibungen und Rückstellungen
- Steuerbelastung und entsprechende Steuerrückstellungen
- zeitliche Abgrenzungen
- Abstimmungen und Kontrollen (zum Beispiel Sozialversicherungen, Mehrwertsteuer, Leasingverpflichtungen)
- Ausschüttungspraxis (Ausschüttung und Verteilung von Gewinnen)
- Veröffentlichung der Jahresrechnung (Image, Darstellung, Inhalt)
Aufbewahrung Bücher & Belege
Nach OR Art. 962 müssen Bilanz- und Erfolgsrechnung im Original während zehn Jahren aufbewahrt werden. Die übrigen Geschäftsbücher wie Inventar, Buchungsbelege, Journale, Kontenblätter, Korrespondenzen sind ebenfalls zehn Jahre zu archivieren, wobei hier die Möglichkeit der Aufbewahrung auf Bild- und Datenträgern besteht. Die Lesbarkeit der Datenträger muss aber jederzeit garantiert werden können.